这次演出的筹备工作可以回溯到若干年前。1919年，美国驻华公使保尔·芮恩施在徐世昌总统为他离任召开的饯行宴会上提出，为加深中美人民间的友谊，最好能请梅兰芳先生去美国演出一次，并强调他的这一提议是认真的，因为用毫无国界思想的艺术来沟通两国的友谊，是最容易的。时任交通部总长的“梅党”健将叶恭绰参加了这次宴会，他将这一谈话转告了齐如山，两人都认为此议可行，梅兰芳也为之心动，由此就萌动了把京剧艺术推向世界的想法。梅兰芳热心于国际交往，缀玉轩成为重要外交场所，可以算作是这次赴美演出的前期准备工作，在这些交流活动中，他和很多外宾、华侨建立了深厚的感情，并将“梅兰芳”、“中国京剧”介绍、传播了出去。与此同时，齐如山等人还刻意与美国新闻界、杂志社、剧院等进行多方面的联系，增加梅兰芳的影响力。当时，美国有多家杂志登载过介绍梅兰芳的文章，光寄到梅兰芳家中的就有三十多种。1926年9月24日美国西雅图第五街大剧院落成开幕之际，由交通部路政司司长刘竹君介绍，美国驻华商务参赞裘林·阿诺德寄去梅兰芳亲笔签名的五张照片作为祝贺，并说：“上述五张照片，我建议可用大镜框装置，加以说明，标明为中国第一名演员梅兰芳所赠，并致贺忱等语。”此类“广泛撒网”的宣传行为实在不少，据齐如山说，每年光印相片的费用就在四五千元以上。裘林·阿诺德还曾代为联系赴美演出事宜，未果。

在1926年来拜访梅宅的外国大使团中，有美国大使马克谟，他提出希望梅兰芳赴美演出，并说他本人愿意在这方面尽力协助。马克谟经多次写信联系未果，后又在回国后帮忙接洽剧院，但仍然没能成功，因为梅兰芳不愿作为营利性质的商业性演出赴美，而是旨在宣扬中国戏剧文化，沟通东西方文化，对演出的规格、待遇要求比较高。关于最后接洽之成功，齐如山在《梅兰芳游美记》(1933年11月出版)一书中说，燕京大学校长司徒雷登在回国时与纽约戏剧协会的理事哈布钦斯相谈，哈布钦斯愿意邀请梅兰芳在他的剧场演出，始克成行。但是，原华美协进社社长孟治在其自传《中美理解——六十年之追求》中提到，是“华美协进社”(China Insti-tute in America)出面邀请梅兰芳赴美国演出的，并主办了梅兰芳在美国的整个巡回演出。华美协进社是一个旨在促进中美教育文化交流、增进中美人民理解的美国民间社团。孟治之所以邀请梅兰芳赴美演出，目的正在于促进中西文化交流，因为当时的美国人对于中国戏剧和音乐毫无所知，“他们认为花钱欣赏如此喧嚣的打击乐和刺耳的假嗓音，真是有点莫名其妙”，所以他希望借“一台既有艺术魅力，也有教育意义的中国戏剧”来改变许多美国人对中国文化根深蒂固的传统偏见。张彭春则坚定了华美协进社邀请梅兰芳来美演出的决心，张是南开大学校长张伯苓的弟弟，自己也在南开任教。他曾留学于哥伦比亚大学，既对中国传统戏剧有相当的了解，又对西方戏剧有深入的研究，他对百老汇的一切很熟悉，始终相信美国观众能够接受真正熔歌、舞、剧于一炉的京剧艺术。

梅兰芳苦心经营多年，现在终于等到了机会，他欣然接受了华美协进社的邀请，开始着手赴美的准备工作。首先面临的就是筹措资金的问题。梅兰芳没有祖产，他的开销又相当之大，养家活口不说，还有国内国外的交际，接济穷困等等，所以，他每月演出收入也仅够花销而已，没有什么积蓄。齐如山找到李石曾，由他出面，邀约银行界人士，每人出资5000元，作为人股，筹得5万元;冯耿光、吴震修等人又在上海筹集了5万元，这样，才好不容易凑足了赴美的经费。

有了经费，便开始筹备。赴美演出和赴日演出性质不同，因为日本和中国是在一个共同的文化圈中，较易接受中国戏曲。而如何成功地让大洋彼岸金发碧眼的洋人接受完全陌生的中国戏剧，是一个需要认真考虑的问题。为此，齐如山做了大量的先期工作，重点在于编撰宣传材料，让美国人认识、了解中国戏剧。这些宣传材料包括：(一)《中国剧之组织》，分为“唱白”、“动作”、“衣服”、“盔帽”、“胡须”、“脸谱”、“砌末”、“音乐”八个部分，介绍有关中国戏剧的常识。(二)戏剧图案。这一工作在于用直观的形式系统呈现中国戏剧的特点，绘制了包括剧场、行头、冠巾、胡须、扮相、脸谱等在内的对于了解中国戏剧原则所不可少的15大类200幅图画。(一)(二)两项实际上是对京剧进行全面介绍和研究的学术性著作，对于研究中国戏剧的学者来说，其学术价值是显而易见的，直到今天，还是从事戏剧研究者的重要参考资料。(三)《梅兰芳传》，着重介绍梅兰芳个人，分为七章：梅兰芳之家族及历史、旦角之由来及其地位、梅兰芳之创造、梅剧在中国剧之地位、梅兰芳之国际酬酢、梅兰芳之国内欢迎与批评、外人眼光中之梅兰芳。后因经费不敷使用，将传记部分与《中国剧之组织》合印成一本，名《梅兰芳》。(四)《梅兰芳歌曲谱》。在京剧的各项要素中，最难被外国人欣赏的大概就是唱，为了让外国人能够理解中国音乐，最好是有谱可循，而传统的记谱方法是用工尺谱，外国人是看不懂的，于是，齐如山找到北京大学音乐系教授刘天华，请他帮忙谱成国际通行的五线谱。这是第一个采用近代记谱法编辑而成的京戏曲谱。(五)戏剧说明书。国内观众对于剧情早已了然于胸，去看戏只是看演员的表演。而对于国外观众来说，一定要让他们明白舞台上在演什么。所以，在编写说明书时，先介绍完整的剧情，再说明演的是哪一段，这一段在全部故事中占据一个什么样的位置，再注明每一句台词是什么意思，演员的每一个动作表示什么，并标注出唱工、做工最出彩、需要格外加以注意的部分。(六)供应媒体的宣传文字及谈话稿等。

接下来，就是涉及具体的一些演出问题。演哪些戏，如何布置舞台，人员如何确定，等等。关于剧目，齐如山根据平时留意咨询所得的数据，大致列出了一个比较受外国人欢迎的剧目清单，并广泛征询意见，特别是一些有留美背景的人士的看法。胡适在晚年时曾谈到，“当年梅兰芳要到美国表演之前，他每晚很卖气力的唱两出戏，招待我们几个人去听，给他选戏。那时一连看了好多夜。梅兰芳卸装之后，很谦虚，也很可爱”。在原拟定的剧目外，张彭春建议一定要加上《刺虎》，梁社乾建议踩跷演《辛安驿》，因为国外流行芭蕾舞，和踩跷的形式比较像。在舞台布置、服装以及乐器配备等方面，一切以体现古老的东方文化为基准，剧场一定要按中国旧式的舞台来布置，参照了故宫戏台的样式;服装全部采用绸缎绣花，绣的也完全都是中国传统的花样;乐器全部用牛角、黄杨、紫檀等重新定制，并加上旧式描金，不仅声音动听，而且古雅美丽……总之，这一切的一切，是要让观众一进入剧场，就如同来到那遥远而又神奇的中国，被那优雅、神秘的异域文化所浸润。

此外，还要准备各种送礼物品，礼品的选择是主打“中国风”及“梅兰芳特色”路线：绘有梅兰芳画像及梅花、兰花图案的瓷器，刻有梅兰芳像及名字的盒装笔墨，绣有梅兰芳名字的中国刺绣，戏剧图画以及梅兰芳亲绘的写意花卉，由梅兰芳画扇面并配上雕漆刻竹的骨子的扇子，梅兰芳的戏装相片，等等。

为了节省开支，在人员上是一再压缩，很多人都要身兼数职，如琴师徐兰沅要粉墨登场唱上一段;化妆、管箱人员有时要跑跑龙套等。确定好名单后，还对全体成员进行了一些“出国须知”的礼仪培训，诸如公共场合的注意事项，如何吃西餐之类，准备工作可谓细致到了极点。最后确定下来的赴美名单是：

演员：梅兰芳、王少亭(老生)、刘连荣(花脸)、朱桂芳(武旦)、姚玉芙(青衣)、李斐叔(二旦兼秘书)

乐队成员：徐兰沅(胡琴)、孙惠亭(月琴)、马宝明(笛子)、霍文元(三弦)、何增福(鼓)、唐锡光(小锣)、罗文田(大锣)、马宝柱(笙)

化装：韩佩亭

管箱：李德顺、雷俊

顾问：齐如山

翻译：张禹九

庶务：龚作霖

会计：黄子美

1929年11月，梅剧团正式对外发布了赴美消息，各界人士纷纷举行欢送会，以示勉励：李石曾约请商界、学界在北平齐化门大街世界社举行公宴;美国大学同学会在天津召开欢送会，出席者有天津市长崔廷献、绅商各界及各国领事;河北省政府举行宴会，全体政府委员和北平市政府委员共50多人参加，李石曾、周作民、李服膺、楚清波等皆与席。此外，还有刘天华等大学教授组织的欢送会，等等。

北京的欢送会开过之后，梅兰芳一行于1930年1月到达上海，准备从上海乘轮船赴美。此时，却收到美国方面拍来的电报，说因经济危机发生，必须多筹旅费。事实上，这并不是一个赴美的好时机。1929年，资本主义世界经济危机爆发，美国证券市场崩溃，全国面临着自南北战争以来最为严重的危机，一位美国记者撰文写道：“整个国家仿佛陷入无望的黑暗之中。”梅兰芳已经为筹措赴美的旅费用尽了心思，这一消息，不啻是当头一棒。无奈之下，梅兰芳找到冯耿光商量，希望务必成行，他说，如果去不成的话，“只有跳黄浦江，没有脸再回北平了。”冯耿光不愧为梅兰芳的幕后老板，又设法筹集到5万元，这才能够启程。登船前，上海方面为其举办了大规模的欢送会，一应社会名流均曾参加，如褚民谊、史量才、胡适、赵叔雍、杜月笙、叶恭绰等。

据齐如山说，梅兰芳到上海之后，盘桓了约半个月，差点未能成行，因为在上海的老朋友中，有那么一两位，极力阻挠梅兰芳赴美。司徒雷登本来已和齐如山议定，如果此次赴美演出成功，可以设法在美国募捐，供发展中国戏剧之用，齐如山所设想的项目有：办国剧研究所，办戏剧博物院兼图书馆，办戏剧学校，建新式剧场。遗憾的是，此次同行的有一位姓黄的(应该即指会计黄子美，此人是在上海加进来的)，为了自己的私利做了一些有违美国法律之事，使得募捐之事成为泡影，连李石曾等人集资的款项也未能还上。齐如山于此事含糊言之，具体事实如何已难以了解。不过，福芝芳曾经说到过，访美演出场场客满，本来是足够一切开销的，却由于同去的会计工作失职，结账时反而亏损了8万美元，梅兰芳回国后在上海天蟾舞台唱了一个月的戏，再加上灌制唱片，才把钱还清。

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