后勤管理的作用和功能。主要包括后勤管理决策、计划、组织、控制、协调等5项具体职能。科学运用、认真实现后勤管理职能,有利于科学确定后勤管理目标,充分发挥后勤系统的整体功能,最大限度地提高后勤保障效能。
决策 为确定后勤管理目标和实现目标方案作出选择和决定。它渗透于后勤各项管理活动中,是后勤领导者的主要职责,是决定后勤管理活动成败的关键。决策的对象,包括整个后勤系统的人、财、物和事。决策的基本原则是:系统整体性;信息全面准确;预测先行;方案可行;比较选优;民主决策等。决策的程序是:①调查研究,确定目标。通过调查研究,发现问题,根据问题确定决策目标。②拟订方案,分析论证。分析相关条件,拟订实现目标的多种可行方案,并论证各种方案的可行性及优缺点。③总体权衡,选优决断。从效益因素和风险因素两方面综合衡量,根据实现决策目标的总体效果进行决断。④监督检查,调整修正。在执行中检查目标和实施方案的正确性,并根据客观条件的变化,进行必要的调整和修正。
计划 为实现后勤管理目标和决策,对后勤活动过程进行部署和具体安排。它规定实现目标的工作任务与指标,人员(机构)的分工与责任,工作起始时间与步骤,以及各项资源的分配等,为组织、控制、协调提供基本依据。制定后勤管理计划的原则是:实事求是,留有余地,综合平衡,讲究效益等。制定后勤管理计划的程序是:①掌握情况,明确任务。综合掌握人力、物力、财力、技术、设施等资源情况,明确目标和决策方案要求完成的任务和工作的难点、重点。②列出项目,拟制草案。将计划任务中有关内容,按照主次缓急,分阶段、分项目地予以具体排列组合,确定任务分工和实施的步骤与方法。③分配资源,综合平衡。根据任务需要,统筹兼顾,综合平衡,落实资源分配。④上报审核,下达执行。
组织 按照目标计划要求,配置、组合人、财、物等管理要素,形成和扩大后勤整体功能。组织职能包含两项内容:①确定后勤管理组织机构。包括设置后勤机构的各个管理层次和各个业务管理部门,明确其职责权限与相互关系;配备选拔各级各部门主管人员;建立信息沟通渠道等。②组织后勤系统的运行。包括按照计划安排组织可用的人力、物力、财力资源;根据任务需要考核和培训各级后勤人员;确定对人员进行激励的方式和方法;制定规章制度,规范后勤行为,维持后勤活动正常秩序等。后勤管理组织的原则是:确保目标实现;与环境条件相适应;精干、高效;权、责、利相对应等。
控制 对后勤管理活动进行监测,及时发现和消除偏差,保证系统正常运行,可靠实现目标。包括确定控制标准、衡量工作绩效、纠正工作偏差3个环节。控制标准是实施控制的依据和衡量控制效果的尺度,要求明确具体,便于检查和衡量。衡量工作绩效是按照控制标准检查与评估已完成工作的效果,并找出已经发生和潜在的问题。纠正工作偏差是针对产生偏差的原因,采取有效措施,保证后勤管理按既定目标运行。后勤管理控制的原则是:①相对封闭原则。控制过程要形成闭合回路,有信息反馈和处理。②层次性原则。控制功能要形成职责明确、权责对应、自上而下的多级递阶控制关系。③直接控制与间接控制相结合的原则。既要运用行政指令和法律手段进行控制,又要运用管理政策和经济手段进行控制,使之形成既能保证集中统一,又能充分调动各级主动性和积极性的控制体系。
协调 通过调整各种关系,使后勤系统各个部分互相配合,协同一致地实现目标。协调的原则是:①正确导向原则。把握目标的正确方向,统一认识,统一行动,使后勤组织的各个部门、单位和组织成员的工作同既定目标相一致。②统筹兼顾原则。主要是处理好上下级之间、部门之间的目标、任务、责任、权利关系,保证功能有序;协调实现目标过程中各阶段的关系,保证时空有序;协调各方面的利益关系,把各方面的利益与总体利益挂钩结合。③动态平衡原则。根据总目标及实现目标条件的变化,及时沟通信息,调整关系,保持系统协调和谐的运行状态。④稳定发展原则。在稳定中求发展,在发展中解决矛盾,克服障碍,达到新的稳定状态。
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