联合国秘书处是联合国的6个主要机构之一，负责为联合国其他机构提供服务，并执行这些机构所制订的方案和政策，在联合国的日常运作中具有不可或缺的作用。但是自从80年代中期以来，联合国财政出现危机，同时联合国内部存在着机构重复、效率低下、工作人员资格不够等等缺点，迫切需要对联合国进行改革。联合国秘书处自然成为改革的重点之一。1985年第40届联大决定建立高级别政府间专家组——“18人小组”，负责审查联合国行政和财务业务的效率，并提出具体的改革措施。中国曾任联合国副秘书长的毕季龙为“18人小组”的成员之一。1986年第41届联大批准了执行“18人小组”制订的71条建议，宣布进行为期三年的改革。71条建议中包括在3年里裁减15%的工作人员，改良管理程序等。1989年，联合国第五任秘书长德奎利亚尔在向联大全体会议提交有关改革的“最后报告”时认为，虽然联合国财政危机造成了一些不利情况，但是“18人小组”从1985年起开展的联合国改革进程还是取得了进展。联合国秘书处在精简后效率有所提高。到了1991年，第46届联大继续深入讨论了各种改革建议，其中主要有22个工业化国家和发展中国家——包括安理会5个常任理事国和印度、尼日利亚、印度尼西亚、墨西哥等国——提出的一个精简秘书处和增加秘书长权力的计划，以及澳大利亚提出的一个“工作文件”。22个国家提出的计划建议改革目前的行政设置，实行一种金字塔式的行政结构。设立4大部门：政治和安全事务;社会、人道主义和人权事务;发展、经济和环境问题;以及管理、财政和秘书处。每一个部由一位常务副秘书长负责，并监督第三层次约20位职责更为明确的副秘书长的工作。该计划建议任何一个会员国同时只许有一人担任副秘书长或更高职位，取消某些国家过去往往自动索取的高级职位，并且高级职位不得由来自同一国家的人接替。澳大利亚提出的“工作文件”则建议联合国秘书长只任一届，任期由5年增加到7年;要公开宣布空缺的高级职位;制订一个协调的行动方案以提高妇女在秘书处的地位;采用现代人事管理方法等。1992年联合国第六任秘书长布特罗斯·加利上任后，则大刀阔斧地对联合国秘书处进行了调整，以使联合国充分“适应国际行动的新要求。”秘书长加利在设立4个全新的部的同时，精简合并了秘书处原先的12个主要部门或办公室，使秘书处部门数目减少到8个。另外，将45个副秘书长、助理秘书长一级的高级职位减少到30个，将联合国工作人员从1987年的11，409人减为1992年的10，100人，对工作人员实行国际公务员制度，择优征聘，要求他们首先向联合国负责等。4个全新的部为：(1)综合的政治事务部，由两位副秘书长俄罗斯的弗拉基米尔·彼得罗夫斯基和塞拉利昂的詹姆斯·乔纳领导，这个部由以前的5个部和厅组成;(2)维持和平行动部，由副秘书长英国的马拉克·古尔丁领导;(3)经济和社会发展部，由中国的冀朝铸领导，4个联合国主要单位归入该部;(4)人道主义事务，由扬·埃利亚松领导，他同时兼任紧急援助协调员。加利还让法律事务厅接管了海洋事务和海洋法厅的职能，扩大了行政和管理事务部的工作范围，对一些高级职位进行新的任命或者进行人员调动等等。秘书长加利表示，由于“联合国已从一个协商和审议机构”变成一个“日益采取行动的机构”，“行政管理的性质因此也必须改变……要竭尽一切努力简化行政程序，使之更具有透明度，更易于实行。”联合国秘书处的改革可以说正是体现了这种大势所趋。

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